Manuel utilisateur ImaCash
La transaction manuelle permet de créer une opération directement à partir de ImaCash lorsqu'elle n'arrive pas automatiquement du POS/POS ou lorsque l'établissement a besoin d'enregistrer un paiement ou un remboursement dans les délais. C'est une fonctionnalité qui doit être utilisée avec précaution, car elle peut affecter le solde de trésorerie, les rapports et l'historique des transactions.
Utilisez cette option uniquement lorsqu'il est nécessaire d'enregistrer une opération à partir de ImaCash.
Pour démarrer le processus, appuyez sur Transaction manuelle dans la barre principale de ImaCash.
Lorsque vous cliquez dessus, ImaCash affiche d'abord une fenêtre pour sélectionner l'utilisateur qui effectuera l'opération.
Choisissez le bon utilisateur avant de continuer.
L'opération sera associée à cet utilisateur, il est donc important de ne pas enregistrer de transactions manuelles avec un compte qui ne correspond pas.
Si l'utilisateur n'apparaît pas ou si vous n'y avez pas accès, consultez un responsable.
La transaction manuelle affecte l'historique de trésorerie, les rapports et l'examen ultérieur des opérations. C'est pourquoi il doit être associé au bon utilisateur.
Après avoir sélectionné l'utilisateur, ImaCash ouvre la fenêtre de transaction manuelle [utilisateur].
Montant : montant que vous souhaitez inscrire.
Payé : montant déjà payé ou traité.
Reste : montant en attente.
Pavé numérique : pour saisir la quantité.
Concept : champ pour décrire le motif de l'opération.
Options du reçu : imprimer, ne pas imprimer ou imprimer le reçu avec copie.
Paiement : pour enregistrer un paiement manuel.
Remboursement : pour effectuer un retour.
Annuler : pour quitter sans terminer l'opération.
Saisissez le montant exact à l'aide du clavier numérique.
Avant de continuer, vérifiez que le montant correspond à la vente, au billet ou à l'indication du responsable. Un montant incorrect peut générer des écarts de trésorerie.
Si vous faites une erreur, utilisez la touche Suppr ou le bouton C pour corriger.
Le champ Concept permet de laisser une brève explication du fonctionnement. Utilisez-le pour qu'il soit facile de comprendre plus tard pourquoi la transaction manuelle a été créée.
Évitez les concepts génériques comme « divers » ou « ajustement » s'ils n'expliquent pas la véritable raison.
Avant d'exécuter l'opération, sélectionnez si vous souhaitez imprimer le reçu. L'option appropriée dépend de la procédure de l'établissement.
Utilisez Paiement lorsque vous souhaitez enregistrer une collecte manuelle.
Selon la configuration actuelle, cette action peut être exécutée sans demander d'authentification supplémentaire après la sélection de l'utilisateur.
Après avoir cliqué sur Paiement, ImaCash peut démarrer le flux de paiement ou afficher le message correspondant en fonction de l'état de la machine et de la configuration installée.
Utilisez Remboursement lorsque vous devez restituer de l'argent au client ou enregistrer un retour.
Cette action peut demander une authentification supplémentaire de l'utilisateur, car ImaCash la traite comme une opération sensible liée aux retours ou aux crédits.
Si vous n'avez pas les autorisations de remboursement, ImaCash peut empêcher l'opération ou demander un utilisateur autorisé.
Une fois l'opération terminée, ImaCash affiche un écran de résultats. Dans le cas d'un retour, vous pouvez justifier :
Vérifiez le résultat avant d'accepter, surtout si l'opération impliquait la livraison d'espèces.
N'utilisez pas le Remboursement pour corriger une vente si vous n'êtes pas clair sur la raison ou si elle n'est pas autorisée par l'établissement.
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Payer | Pour enregistrer une charge manuelle. |
| Remboursement | Pour retourner de l'argent ou enregistrer un retour autorisé. |
L'accès à la transaction manuelle et notamment au remboursement peut dépendre des autorisations de l'utilisateur.
Si une action n'apparaît pas, est bloquée ou nécessite une authentification, cela peut être dû à vos paramètres de sécurité.
La transaction manuelle peut se comporter différemment selon :
Si une option n’apparaît pas, cela ne signifie pas nécessairement qu’il y a une erreur.
Avant de répéter une opération, vérifiez si elle a déjà été créée ou si elle apparaît en attente.
Avant de cliquer sur Payer ou Rembourser, vérifiez :
En cas de doute, annulez et consultez une personne responsable avant de continuer.
Utilisez ce tableau comme référence rapide avant d’enregistrer une opération manuelle.
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Ouvrir une transaction manuelle | Lorsqu'une opération doit être enregistrée à partir de ImaCash. |
| Sélectionner un utilisateur | Pour associer l'opération au bon opérateur. |
| Entrez le montant | Pour indiquer la valeur exacte de l’opération. |
| Ajouter un concept | Pour clarifier la raison de l’enregistrement manuel. |
| Choisissez une preuve | Imprimer ou non la preuve de l'opération. |
| Payer | Pour enregistrer une charge manuelle. |
| Remboursement | Pour effectuer un retour autorisé. |
| Accepter le résultat | Pour fermer l'écran après avoir examiné les détails. |
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