Manuel utilisateur ImaCash
Ce guide explique comment sont gérées les opérations qui arrivent à ImaCash depuis le POS/POS ou qui sont enregistrées depuis l'outil lui-même : ventes, encaissements, retours, opérations en attente et modes de paiement configurés.
Dans le travail quotidien, ImaCash peut recevoir des ventes, des encaissements, des retours ou des opérations en attente de paiement. En fonction de l'intégration installée, ces opérations apparaîtront sur l'écran principal pour que l'utilisateur puisse les gérer avec le distributeur automatique de billets, avec une carte ou via d'autres méthodes configurées.
Une vente est une opération qui commence normalement au POS/POS et atteint ImaCash pour être collectée ou gérée.
Lorsque l'intégration est active, l'utilisateur n'a pas besoin de saisir manuellement toutes les données : ImaCash reçoit l'opération et affiche les informations nécessaires pour poursuivre le paiement.
Le flux habituel évite de saisir deux fois les données et permet à ImaCash de poursuivre l'opération à partir des informations envoyées par le POS/POS.
L'employé enregistre la vente au POS/POS.
Le POS/POS envoie l'opération à ImaCash.
ImaCash affiche la vente sur l'écran principal.
L'utilisateur sélectionne ou confirme l'opération.
ImaCash gère la collecte selon le mode de paiement disponible.
Si la vente n'apparaît pas dans ImaCash, cela peut être dû à un problème d'intégration, de connexion, de configuration POS/POS ou d'autorisations utilisateur.
Le comportement exact dépend de l'installation, des modules actifs et de l'intégration avec le POS/POS.
ImaCash communique avec le distributeur automatique pour accepter le montant saisi par le client et, le cas échéant, restituer la monnaie.
Suivez les instructions à l'écran et attendez la fin de l'opération avant de clôturer ou de répéter le paiement.
Si l'établissement dispose du module carte ou d'une intégration compatible active, ImaCash peut afficher les opérations associées aux paiements par carte.
Si vous ne voyez pas les options de la carte, c'est peut-être parce que le module n'est pas actif, que la licence ne l'inclut pas ou que l'intégration ne l'utilise pas.
Certaines facilités permettent de fractionner une vente, par exemple une partie en espèces et une partie par carte.
Avant de confirmer une opération mixte, vérifiez que le montant visible correspond à ce qui est indiqué sur le POS/POS.
ImaCash peut gérer les retours ou les crédits lorsqu'une opération nécessite de remettre du cash au client ou de corriger une vente antérieure.
Ces actions peuvent nécessiter des autorisations spéciales car elles affectent la trésorerie et le solde de trésorerie.
Les transactions en attente sont des opérations qui ne sont pas encore terminées ou qui nécessitent une action de l'utilisateur.
Avant de supprimer, répéter ou modifier une opération en attente, vérifiez son statut dans ImaCash et dans le POS/POS.
Une opération peut être annulée si l'encaissement ne doit pas être complété, si le client modifie le mode de paiement ou si la vente a été envoyée par erreur depuis le POS/POS.
L'annulation peut être limitée par les autorisations et les paramètres d'intégration. Dans certains cas, l'annulation doit être effectuée depuis le POS/POS et non directement depuis ImaCash.
Le bouton Payer permet de démarrer ou de poursuivre le paiement d'une opération visible dans la liste.
Avant de cliquer dessus, vérifiez le montant, le type d'opération et que l'opération correspond au bon client. S'il y a plusieurs ventes à l'écran, assurez-vous de sélectionner la transaction appropriée.
Des icônes peuvent apparaître sur l'écran principal pour exécuter des actions sur les opérations visibles. Selon la configuration, ces accès peuvent permettre d'ajouter, de supprimer, de diviser, de différer ou de gérer une opération en cours.
Toutes les actions ne seront pas disponibles pour tous les utilisateurs. Certains dépendent des autorisations ou de l'intégration avec le POS/POS.
Le flux des collections et des ventes peut évoluer en fonction :
Si une option n’apparaît pas à l’écran, cela ne signifie pas nécessairement qu’il y a une erreur. Il peut être désactivé, dépendant de l'autorisation ou non applicable à cette installation.
Dans ces cas, vérifiez d'abord l'état de l'opération, la connexion avec la machine et s'il y a des transactions en attente ou reportées.
Si quelque chose ne correspond pas, ne répétez pas l'opération sans vérifier l'état dans ImaCash et dans le POS/POS.
Utilisez ce tableau comme référence rapide pour savoir quelle action appliquer dans chaque cas.
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Avis de vente | Lorsqu'une opération arrive du POS/POS. |
| Payer | Pour démarrer ou compléter l’encaissement d’une vente. |
| Recueillir en espèces | Lorsque le client paie avec des billets ou des pièces. |
| Facturer par carte | Lorsque l'installation dispose d'une intégration de module ou de carte. |
| Gérer le paiement mixte | Lorsqu'une vente est répartie entre plusieurs modes de paiement. |
| Annuler l'opération | Quand la vente ne doit pas être finalisée. |
| Chèque en attente | Lorsqu'une opération ne s'est pas terminée correctement. |
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